Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego nexumloft jest nexumloft, z adresem korespondencyjnym: 170 Kinukake-chō, Tsuruga, prefektura Fukui, 914-0043, Japonia.

Niniejsza Polityka dotyczy danych przetwarzanych przy korzystaniu ze sklepu, składaniu i realizacji zamówień na meble, organizowaniu dostawy, obsłudze płatności, zwrotów, refundacji, reklamacji i zapytań posprzedażowych oraz, w przypadku korzystania z konta klienta, jego obsłudze. Dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wskazanych celów.

W zależności od sposobu korzystania ze sklepu możemy przetwarzać:

a) dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres dostawy, adres rozliczeniowy, adres e-mail i numer telefonu;

b) dane zamówienia: wybrane produkty, ilość, wartość zamówienia, informacje o dostawie, zwrocie, refundacji, reklamacji i przebiegu realizacji zamówienia;

c) dane dotyczące płatności: wybraną metodę płatności, status płatności i identyfikatory transakcji udostępnione sklepowi. Pełne dane instrumentu płatniczego, jeżeli są wprowadzane bezpośrednio u operatora płatności, są obsługiwane przez tego operatora w jego środowisku;

d) dane logistyczne: adres i dane kontaktowe potrzebne do doręczenia, numer przesyłki, status transportu i potwierdzenie doręczenia;

e) dane z korespondencji: treść wiadomości, informacje przekazane w sprawie zamówienia oraz materiały przesłane przez klienta, w tym zdjęcia uszkodzeń lub elementów produktu, jeżeli klient dobrowolnie przekazuje je w celu rozpatrzenia sprawy;

f) dane konta klienta, jeżeli klient korzysta z tej funkcji, w szczególności dane identyfikujące konto i informacje powiązane z historią zamówień;

g) dane techniczne niezbędne do działania i ochrony sklepu, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, czas połączenia oraz techniczne zapisy bezpieczeństwa.

Nie wymagamy danych należących do szczególnych kategorii ani danych dziecka do zakupu mebli dziecięcych. Takich informacji nie należy przekazywać, jeżeli nie są konieczne do rozpatrzenia konkretnej sprawy.

Dane są przetwarzane w celu:

– przyjęcia zamówienia, zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, przygotowania wysyłki, doręczenia oraz obsługi płatności – ponieważ są niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy;

– obsługi zwrotów, refundacji, reklamacji, pytań dotyczących produktu i kontaktu posprzedażowego – w celu wykonania umowy, podjęcia działań na żądanie klienta oraz prawidłowego ustalenia i udokumentowania przebiegu sprawy;

– prowadzenia konta klienta, jeżeli klient z niego korzysta – w celu zapewnienia funkcji związanych z kontem i zamówieniami;

– prowadzenia wymaganych rozliczeń oraz przechowywania dokumentacji, której zachowanie wynika z obowiązków podatkowych, księgowych lub innych obowiązków prawnych;

– ochrony sklepu, zapobiegania nadużyciom, zapewnienia bezpieczeństwa systemów oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie uzasadnionego interesu administratora, z zachowaniem praw i interesów osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli w konkretnej sytuacji przetwarzanie wymaga dobrowolnej zgody, dane są używane w tym celu dopiero po jej udzieleniu. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym czasie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od klienta podczas składania zamówienia, kontaktu ze sklepem lub korzystania z konta. Informacje o statusie płatności i przesyłki mogą pochodzić odpowiednio od operatora płatności lub przewoźnika.

Podanie danych wymaganych w formularzu zamówienia jest konieczne, gdy bez nich nie można przyjąć płatności, prawidłowo zaadresować przesyłki, dostarczyć mebla lub obsłużyć żądania klienta. Brak danych niepotrzebnych do danego celu nie wpływa na możliwość zakupu.

Dane nie są udostępniane podmiotom trzecim w celu niezwiązanym z działalnością sklepu. W zakresie koniecznym do realizacji zamówienia mogą być przekazywane:

– Shopify jako dostawcy infrastruktury technicznej sklepu oraz podmiotom przetwarzającym dane w ramach tej infrastruktury;

– operatorowi płatności wybranemu lub użytemu podczas finalizacji transakcji, wyłącznie w zakresie potrzebnym do rozliczenia płatności i refundacji;

– przewoźnikowi realizującemu daną dostawę lub odbiór zwrotu. Sklep korzysta z usług USPS, DHL Express, UPS i FedEx; konkretny przewoźnik otrzymuje wyłącznie dane potrzebne do obsługi danej przesyłki;

– właściwym organom lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli przekazanie danych jest wymagane wiążącym obowiązkiem prawnym.

Administrator działa z Japonii, dlatego dane niezbędne do prowadzenia sklepu i obsługi klienta mogą być dostępne administratorowi w Japonii. Shopify i przewoźnicy działają w strukturach międzynarodowych, co może powodować przetwarzanie danych również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Każdy taki transfer jest ograniczony do zakresu niezbędnego dla danego celu i wymaga zastosowania prawnie dopuszczalnego mechanizmu ochrony, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony, standardowych zabezpieczeń umownych albo innego mechanizmu zapewniającego wymagany poziom ochrony danych. Gdy jest to wymagane, oceniane są również warunki przetwarzania w państwie odbiorcy i stosowane dodatkowe zabezpieczenia.

Dane są przechowywane według celu przetwarzania:

– dane potrzebne do bieżącej realizacji zamówienia i dostawy – przez czas realizacji, a następnie do 3 lat od końca roku, w którym zamówienie zostało zakończone, w zakresie potrzebnym do obsługi roszczeń i historii transakcji;

– dane rozliczeniowe i dokumentacja, której przechowywanie jest wymagane dla celów podatkowych lub księgowych – przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął właściwy termin rozliczenia, chyba że obowiązujący wymóg nakazuje dłuższy okres;

– dokumentacja zwrotu, refundacji, reklamacji lub sporu – przez czas prowadzenia sprawy, a po jej zakończeniu do upływu właściwego terminu dochodzenia lub obrony roszczeń, nie dłużej niż 6 lat, chyba że toczące się postępowanie wymaga dalszego zachowania danych;

– dane konta klienta – do czasu usunięcia konta lub zakończenia korzystania z niego; dane powiązane z transakcjami mogą być następnie przechowywane wyłącznie w zakresie i przez okresy wskazane powyżej;

– techniczne zapisy bezpieczeństwa – nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że konkretny zapis jest potrzebny do wyjaśnienia incydentu, nadużycia lub roszczenia.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub trwale anonimizowane, o ile dalsze przechowywanie nie jest prawnie wymagane.

Dostęp do danych jest ograniczony do zakresu niezbędnego do wykonania konkretnego zadania. Stosowane są środki organizacyjne i techniczne adekwatne do charakteru danych, skali przetwarzania i ryzyka, a dostawcy obsługujący dane są angażowani wyłącznie w zakresie koniecznym do świadczenia ich usług.

Nie wykorzystujemy danych do celów niepowiązanych z opisanymi procesami sprzedaży, dostawy, obsługi klienta i bezpieczeństwa bez uprzedniego ustalenia odpowiedniej podstawy przetwarzania i przekazania wymaganej informacji.

Osoba, której dane dotyczą, może żądać dostępu do swoich danych i ich kopii, sprostowania danych nieprawidłowych, uzupełnienia danych niekompletnych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania oraz – gdy spełnione są odpowiednie warunki – przeniesienia danych do innego administratora.

Jeżeli podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes administratora, osoba może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Jeżeli podstawą jest zgoda, można ją wycofać w dowolnym czasie.

Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. Żądanie może nie zostać wykonane w zakresie, w jakim dane muszą pozostać zachowane z powodu obowiązku prawnego, konieczności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo innej prawnie uzasadnionej podstawy. Prawo do przenoszenia danych dotyczy wyłącznie danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy.

W celu ochrony danych możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie. Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu jednego miesiąca. W przypadku szczególnie złożonego żądania termin może zostać przedłużony, przy czym osoba zostanie poinformowana o przyczynie i przewidywanym czasie odpowiedzi.

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane nieprawidłowo, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce. Złożenie skargi nie ogranicza prawa do wcześniejszego kontaktu z administratorem ani innych środków ochrony prawnej.

W ramach opisanych w tej Polityce podstawowych procesów związanych ze składaniem zamówień, dostawą, obsługą zwrotów, refundacji, reklamacji, kontaktu posprzedażowego i konta klienta nexumloft nie podejmuje wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych.

Administrator danych: nexumloft

E-mail: kindservice@nexumloft.com

Telefon: +81 709 383 87 84

Adres korespondencyjny: 170 Kinukake-chō, Tsuruga, prefektura Fukui, 914-0043, Japonia

Godziny obsługi klienta: poniedziałek–piątek, 09:00–17:30. W weekendy oraz polskie dni ustawowo wolne od pracy obsługa klienta nie jest dostępna.