Polityka ochrony danych osobowych

Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego nexumloft, składaniem i realizacją zamówień, dostawą, obsługą płatności, zwrotów, refundacji, reklamacji, zapytań klientów oraz konta klienta, jeżeli użytkownik korzysta z tej funkcji.

Administratorem danych osobowych jest nexumloft, z adresem korespondencyjnym: 170 Kinukake-chō, Tsuruga, prefektura Fukui, 914-0043, Japonia.

Sklep działa w oparciu o platformę Shopify i kieruje sprzedaż przede wszystkim na rynek polski. Administrator określa cele i podstawowe sposoby przetwarzania danych związanych z własną działalnością sprzedażową. Shopify zapewnia infrastrukturę techniczną sklepu i w odpowiednim zakresie przetwarza dane potrzebne do działania platformy.

nexumloft przetwarza wyłącznie dane potrzebne do konkretnego celu. Zakres informacji zależy od czynności wykonywanej przez użytkownika.

Przy zwykłym zakupie mogą być przetwarzane:

– imię i nazwisko;

– adres dostawy i adres rozliczeniowy;

– adres e-mail;

– numer telefonu;

– informacje o zamówionym towarze, ilości i wartości zamówienia;

– informacje o płatności, w tym jej status oraz identyfikator transakcji udostępniony przez operatora płatności;

– numer przesyłki i informacje o przebiegu dostawy;

– dane dotyczące zwrotu, refundacji lub reklamacji;

– treść korespondencji z obsługą klienta;

– dane związane z kontem klienta, jeżeli użytkownik z niego korzysta;

– podstawowe dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce, sesji oraz zdarzeniach istotnych dla bezpieczeństwa sklepu.

Pełne dane instrumentu płatniczego, jeżeli są wprowadzane bezpośrednio w środowisku operatora płatności, nie są wymagane przez obsługę sklepu w korespondencji e-mail ani telefonicznej.

Zakup mebli przeznaczonych do przestrzeni dziecięcych nie wymaga podawania danych osobowych dziecka.

Dane są przetwarzane w celu przyjęcia zamówienia, zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, przygotowania przesyłki, organizacji dostawy, obsługi płatności oraz kontaktu koniecznego do realizacji zakupu. W tym zakresie podstawą przetwarzania jest konieczność wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie Klienta przed jej zawarciem.

Dane mogą być również przetwarzane w celu:

– obsługi zwrotu, refundacji, reklamacji i zgłoszeń dotyczących dostawy;

– prowadzenia wymaganych rozliczeń i dokumentacji;

– zabezpieczenia sklepu przed nadużyciami i nieuprawnionym dostępem;

– ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń;

– udzielenia odpowiedzi na zapytanie przesłane przez użytkownika;

– obsługi konta klienta, jeżeli klient z niego korzysta.

W zakresie obowiązkowej dokumentacji podstawą jest obowiązek prawny administratora. W zakresie bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom i ochrony roszczeń podstawą jest uzasadniony interes administratora, ograniczony do sytuacji, w których nie przeważają prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli określone przetwarzanie wymaga dobrowolnej zgody, dane są wykorzystywane w tym celu dopiero po jej udzieleniu. Zgodę można wycofać w dowolnym czasie.

Większość danych pochodzi bezpośrednio od Klienta podczas składania zamówienia, korzystania z konta lub kontaktu ze Sklepem.

Informacje o statusie płatności mogą pochodzić od operatora obsługującego transakcję. Dane dotyczące nadania, przemieszczania i doręczenia przesyłki mogą pochodzić od przewoźnika obsługującego dane zamówienie.

Do realizacji dostaw mogą być wykorzystywani USPS, DHL Express, UPS oraz FedEx.

Podanie informacji wymaganych do realizacji zamówienia jest dobrowolne w tym znaczeniu, że użytkownik sam decyduje o zakupie, ale bez podstawowych danych identyfikacyjnych, kontaktowych, adresowych i rozliczeniowych wykonanie transakcji może nie być możliwe.

Sklep nie wymaga danych niezwiązanych z celem zakupu. Jeżeli użytkownik kontaktuje się wyłącznie z pytaniem o produkt, powinien przekazać tylko informacje potrzebne do udzielenia odpowiedzi.

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania określonego zadania następującym kategoriom odbiorców:

– Shopify jako dostawcy infrastruktury technicznej sklepu oraz podmiotom działającym w ramach tej infrastruktury;

– operatorowi płatności obsługującemu transakcję;

– USPS, DHL Express, UPS albo FedEx, jeżeli dany przewoźnik realizuje przesyłkę;

– podmiotom świadczącym niezbędne wsparcie techniczne lub bezpieczeństwa w ramach używanej infrastruktury;

– organom lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli udostępnienie danych wynika z wiążącego obowiązku.

Każdy odbiorca otrzymuje dane odpowiednie do swojej funkcji. Przewoźnik nie potrzebuje informacji szerszych niż te, które są wymagane do obsługi przesyłki, a operator płatności otrzymuje dane potrzebne do realizacji lub zwrotu płatności.

Administrator działa z Japonii, dlatego dane niezbędne do prowadzenia sklepu i obsługi Klienta mogą być dostępne administratorowi poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Przekazywanie danych do państw spoza EOG odbywa się z wykorzystaniem właściwego mechanizmu zapewniającego wymagany poziom ochrony. Jeżeli dany odbiorca i zakres transferu są objęte decyzją stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony, transfer może opierać się na tej podstawie. W innych przypadkach stosowane są odpowiednie zabezpieczenia przewidziane dla międzynarodowego przekazywania danych.

Shopify działa w międzynarodowej infrastrukturze i może korzystać z podmiotów przetwarzających w różnych państwach. Dane klientów z Europejskiego Obszaru Gospodarczego są w ramach infrastruktury Shopify objęte mechanizmami ochrony wymaganymi dla transferów międzynarodowych.

Dane nie są przechowywane bezterminowo.

Stosowane są następujące okresy:

– dane potrzebne do realizacji zamówienia i dostawy: przez czas realizacji, a następnie co do zasady do 3 lat od końca roku, w którym zamówienie zostało zakończone, w zakresie potrzebnym do obsługi historii transakcji i roszczeń;

– dokumentacja rozliczeniowa, podatkowa i księgowa: przez wymagany okres, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął właściwy termin rozliczenia;

– dane dotyczące zwrotu, reklamacji, refundacji lub sporu: przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, nie dłużej niż 6 lat, chyba że trwające postępowanie wymaga dalszego przechowywania;

– dane konta klienta: do czasu usunięcia konta lub zakończenia korzystania z niego, z zachowaniem tych danych transakcyjnych, które muszą pozostać przechowywane z innych uzasadnionych przyczyn;

– techniczne zapisy bezpieczeństwa: co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że konkretny zapis jest potrzebny do wyjaśnienia incydentu lub roszczenia.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane albo trwale anonimizowane, jeżeli nie istnieje podstawa do dalszego przechowywania.

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru danych oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

Dostęp do danych jest ograniczany do zakresu koniecznego do wykonania określonego zadania. Informacje dotyczące zamówień, kontaktu z klientem i realizacji przesyłek nie powinny być wykorzystywane do celu niezgodnego z tym, dla którego zostały zgromadzone.

W przypadku kontaktu dotyczącego istniejącego zamówienia Sklep może poprosić o dane pozwalające potwierdzić związek osoby zgłaszającej sprawę z daną transakcją. Nie należy przesyłać haseł ani pełnych danych instrumentu płatniczego.

W trakcie korzystania ze sklepu mogą być używane pliki cookie i podobne technologie potrzebne do działania strony, utrzymania sesji, obsługi koszyka, realizacji zamówienia, bezpieczeństwa oraz zapamiętania wyborów dotyczących prywatności.

Technologie, które nie są konieczne do wykonania usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika, mogą być stosowane wyłącznie wtedy, gdy istnieje wymagana zgoda. Użytkownik może zmienić lub wycofać zgodę za pomocą dostępnego mechanizmu ustawień prywatności.

Osoba, której dane dotyczą, może żądać:

– informacji o tym, czy jej dane są przetwarzane;

– dostępu do danych oraz ich kopii;

– sprostowania danych nieprawidłowych;

– uzupełnienia danych niekompletnych;

– usunięcia danych, jeżeli spełnione są warunki do ich usunięcia;

– ograniczenia przetwarzania;

– przeniesienia danych, jeżeli ma to zastosowanie;

– wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;

– wycofania wcześniej udzielonej zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne. Dane mogą pozostać zachowane w zakresie koniecznym do wykonania obowiązku prawnego, prowadzenia wymaganej dokumentacji albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Żądania dotyczące danych można przesyłać na adres e-mail nexumloft wskazany na końcu dokumentu.

Jeżeli jest to potrzebne do ochrony danych przed ujawnieniem osobie nieuprawnionej, Sklep może poprosić o rozsądne potwierdzenie tożsamości.

Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu jednego miesiąca od otrzymania prawidłowego żądania. W przypadku szczególnie złożonej sprawy lub większej liczby jednoczesnych żądań termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, a osoba składająca żądanie jest informowana o przedłużeniu i jego przyczynie.

W podstawowych procesach związanych z zakupem, dostawą, zwrotem, refundacją, reklamacją, kontaktem z obsługą oraz kontem klienta nexumloft nie podejmuje wobec Klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania.

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z zasadami ochrony danych, może skontaktować się bezpośrednio z nexumloft w celu wyjaśnienia sprawy.

Niezależnie od tego przysługuje jej prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce. Skorzystanie z tego prawa nie jest uzależnione od wcześniejszego zakończenia postępowania ze Sklepem.

Treść niniejszej Polityki może zostać zaktualizowana, jeżeli zmieni się sposób przetwarzania danych, zakres używanej infrastruktury albo obowiązki dotyczące ochrony danych. Zmiana dokumentu nie stanowi podstawy do rozszerzenia celu wcześniejszego przetwarzania bez odpowiedniej podstawy.

Aktualna wersja powinna odpowiadać rzeczywistym procesom wykorzystywanym przez Sklep.

Administrator danych: nexumloft

E-mail: kindservice@nexumloft.com

Telefon: +81 709 383 87 84

Adres korespondencyjny: 170 Kinukake-chō, Tsuruga, prefektura Fukui, 914-0043, Japonia

Godziny obsługi klienta: poniedziałek–piątek, 09:00–17:30. W weekendy oraz polskie dni ustawowo wolne od pracy obsługa klienta nie jest dostępna.